5 étapes clés pour organiser son séminaire

Identifier vos objectifs et les prioriser 

Avant de se lancer dans l’organisation de votre séminaire, il faut définir vos objectifs et les prioriser. Pour cela, définissez quel but vous souhaitez : développer la cohésion d’équipe, annoncer de nouveaux projets, récompenser les efforts de l’année, gagner en productivité, … Les objectifs vous guideront dans l’organisation de votre événement. 

Définir son budget 

La partie financière déterminera les projections de votre séminaire. Afin de l’établir correctement sans oublier une étape, voici une liste non exhaustive des moyens à prendre en compte : 

• Combien seriez-vous durant l’événement ? 
• À quelle date souhaitez-vous organiser le séminaire ainsi que la durée (demi-journée, journée, 2 jours, …) ? 
• Profiterez-vous d’une offre traiteur ? déjeuner, cocktail, pause gourmande, café en continu, … 
• Des équipements supplémentaires à prévoir ? Micro, scène, affichage, … 
• Souhaitez-vous des activités team building ? 

Pour votre budget, vous pouvez définir soit un budget global de votre événement ou un budget par personne. 

Choisir son lieu d’accueil 

Vous souhaitez un séminaire en ville, à la campagne ? il est important de définir quel type de lieu pour rassembler vos collaborateurs. A prendre en compte dans le choix du lieu, c’est la capacité ainsi que la disposition que vous souhaitez. Vos objectifs définissent l’ambiance et le choix du lieu. 

Par exemple, vous souhaitez transmettre des informations importantes sur votre entreprise, privilégiez donc une salle avec la possibilité de vous accueillir en format théâtre, avec à sa disposition un rétroprojecteur.   

Formuler votre demande 

Une fois toutes les étapes précédentes réalisées, arrive le moment de concrétiser votre projet et de vous lancer dans la réservation. Nous vous conseillons d’établir une “feuille de route”, celle-ci regroupe toutes les informations nécessaires à l’organisation de votre séminaires (nombre de personnes, date et horaires, offre traiteur, activités, …). Vous pouvez maintenant vous dirigez vers vos partenaires événementiels pour programmer votre séminaire. 

Superviser l’événement le jour J 

Vous pouvez arriver en avance sur le lieu pour vous assurer que la mise en place corresponde à votre souhait, également partagez votre feuille de route avec vos prestataires afin que chacun possède le fil rouge de votre événement. Durant votre séminaire, vous êtes le référent de votre séminaire, n’hésitez pas à faire des retours tout au long de la journée pour ajuster l’organisation du séminaire. 

Vous organisez un séminaire prochainement ? Contactez-nous, nous vous accompagnerons dans la réalisation de votre événement : bonjour@label-escale.fr

Vous êtes à la recherche d’un espace ? Jetez un coup d’oeil à nos salles de réunion !